Cómo solicitar la Apostilla de La Haya en España

El Real Decreto 1497/2011 distribuye la competencia por categorías de documentos. No existe una simple lista de tres ministerios: dentro de los documentos administrativos y judiciales hay varias autoridades competentes, y algunos documentos tienen una vía exclusiva.

• Documentos administrativos: pueden apostillarlos, con el alcance previsto por el Real Decreto, las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, la unidad competente del Ministerio de Justicia, las Gerencias Territoriales de Justicia y los Decanos de los Colegios Notariales o notarios delegados.
• Documentos judiciales: con carácter general, son competentes las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, la unidad competente del Ministerio de Justicia y las Gerencias Territoriales de Justicia.
• Documentos notariales: los Decanos de los Colegios Notariales o los notarios en quienes deleguen.
• Documentos judiciales del Tribunal Supremo o de la Audiencia Nacional: exclusivamente sus respectivos Secretarios de Gobierno, sus sustitutos legales o delegados.

La sede electrónica del Ministerio de Justicia permite solicitar online una Apostilla electrónica de determinados documentos públicos. El propio Ministerio advierte de que el trámite electrónico está disponible actualmente solo para algunos certificados emitidos por el Ministerio de Justicia; no debe interpretarse como una vía online universal para cualquier documento español.

1. 1Accede al trámite oficial de Apostilla electrónica en sede.mjusticia.gob.es.
2. 2Comprueba que el certificado concreto está admitido por el servicio antes de iniciar la solicitud.
3. 3Para la solicitud completa, identifícate mediante Cl@ve y aporta el documento público en las condiciones que exige la sede.
4. 4Si la solicitud se resuelve favorablemente, recibirás la Apostilla electrónica con el documento público embebido. La sede indica que queda disponible para descarga durante un año y que la verificación de la Apostilla puede realizarse durante 25 años desde su emisión.

Las escrituras, poderes y demás documentos notariales no siguen la vía ordinaria de la Apostilla electrónica del Ministerio de Justicia. El Real Decreto atribuye su Apostilla a los Decanos de los Colegios Notariales o a los notarios en quienes deleguen, con independencia del lugar de España en que se emitió el documento.

Los documentos judiciales del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional son una excepción importante: la competencia para apostillarlos corresponde de forma exclusiva a sus respectivos Secretarios de Gobierno, sus sustitutos legales o las personas en quienes deleguen. Para otros documentos judiciales se aplica la distribución general del Real Decreto 1497/2011.

Antes de buscar una autoridad, comprueba que el documento admite Apostilla. El Ministerio de Justicia indica expresamente que no pueden apostillarse los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares ni determinados documentos administrativos relacionados directamente con operaciones comerciales o aduaneras. El Real Decreto 1497/2011 añade que los documentos privados no pueden ser objeto de Apostilla.

Que un documento no pueda apostillarse no significa que carezca de una vía para surtir efecto en el extranjero: puede requerir otro procedimiento de legalización. Consulta la guía de Apostilla frente a legalización diplomática y las instrucciones del organismo receptor.

La Apostilla autentica el origen del documento público; la traducción jurada resuelve la necesidad lingüística. Puedes necesitar una, ambas o ninguna según el país, el tipo de documento y la autoridad receptora. Cuando sean necesarias las dos, confirma con el organismo receptor el orden exigido antes de encargar la traducción; así evitas traducir una versión incompleta del documento.