Apostila de la Haga în Spania

Apostila este certificarea prevăzută de Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961. Ea atestă autenticitatea semnăturii, a sigiliului și a calității autorității care a emis un document public, pentru ca documentul să poată fi folosit într-un alt stat parte fără întregul lanț de legalizare diplomatică.

Decretul regal 1497/2011 repartizează competența în funcție de tipul documentului. Sistemul este mai larg decât o simplă împărțire între ministere:

• Documente administrative: în condițiile decretului, pot fi competente Secretariatul de Guvern al Tribunalelor Superioare de Justiție, unitatea competentă a Ministerului Justiției, Gerencias Territoriales de Justicia și decanii Colegiilor Notarilor sau notarii delegați.
• Documente judiciare: în general, Secretariatul de Guvern al Tribunalelor Superioare de Justiție, unitatea competentă a Ministerului Justiției și Gerencias Territoriales de Justicia.
• Documente notariale: decanii Colegiilor Notarilor sau notarii cărora le delegă competența.
• Documente judiciare ale Tribunalului Suprem și Audiencia Nacional: exclusiv secretarii lor de guvern, înlocuitorii legali sau persoanele delegate.

Ministerul Justiției precizează expres că documentele emise de agenți diplomatici sau consulari și documentele administrative legate direct de operațiuni comerciale sau vamale nu pot fi apostilate. Decretul regal 1497/2011 exclude și documentele private.

În aceste cazuri nu trebuie căutată «o altă autoritate pentru apostilă»; trebuie verificată procedura de legalizare aplicabilă și instrucțiunile autorității care va primi documentul.

Ministerul Justiției oferă o procedură online de Apostilă electronică prin sediul său electronic. Ministerul avertizează explicit că cererea online este disponibilă în prezent numai pentru unele certificate emise de însuși Ministerul Justiției; nu este o cale online universală pentru orice document public spaniol.

Cererea completă folosește autentificarea Cl@ve. Dacă este soluționată favorabil, Apostila electronică include documentul public; sediul electronic indică faptul că documentul rămâne disponibil pentru descărcare timp de un an, iar Apostila poate fi verificată timp de 25 de ani de la emitere.

Apostila și traducerea jurată rezolvă probleme diferite: prima autentifică originea documentului public, iar a doua tratează limba documentului. Poți avea nevoie de una, de ambele sau de niciuna. Dacă sunt necesare ambele, confirmă cu autoritatea destinatară ce versiune a documentului trebuie tradusă înainte de a comanda traducerea.